Tâches automatiques

Hiflow, Timetrack et Billder permettent la création de rappels automatiques ou de notifications internes. Tout cela est configurable via le point de menu « Tâches automatiques ».

Ce module permet de définir des règles qui vont être testées et exécutées à des moments définis. La première chose à faire est de définir sur quoi va porter la règle. Là, vous avez le choix entre :

• Contacts;
• Factures et Factures récurrentes : pour tout ce qui concerne les rappels ou les actions automatiques liées aux factures;
• Projets : pour les alertes liées à la consommation des budgets ou les dates d’échéance des projets;
• Utilisateurs :  pour tout ce qui concerne les rappels liés aux prestations.

Après avoir donné un nom à votre règle, il est temps de la paramétrer.
Une règle est caractérisée par : sa récurrence, sa ou ses conditions et une ou des actions.

Récurrence

La récurrence définit quand la règle doit être testée. Les possibilités ne manquent pas, la règle peut être testée à peu près n’importe quand.

Conditions

Les conditions définissent les critères qui doivent être réunis pour déclencher l’action. Les conditions proposées dépendent de la nature de la donnée sur laquelle porte la règle. Par exemple, une règle définie sur les contacts permet de tester la date d’anniversaire de ceux-ci, afin de faire envoyer une notification au responsable interne du client, quelques jours avant son anniversaire par exemple.

Voici ce qu’il est possible de tester :

Contact

• Date d’anniversaire du contact

Factures

• Montant dû
• Langue du client
• Tags du client
• Statut de la facture
• Tags de la facture
• Echéance dépassée

Factures récurrentes

• Langue du client
• Tags du client
• Tags de la facture
• Prochaine exécution

Projet

• Consommation du budget
• Date d’échéance
• Tags
• Statut

Utilisateurs

• Rôle : afin d’envoyer des rappels concernant la validation des timesheet

La condition peut également être inversée en cochant la case ad hoc. Par exemple pour déclencher l’action si la facture n’a pas tel ou tel tag.

Actions

L’action définit le comportement que doit avoir l’application lorsque tous les critères sont réunis. Il est possible de définir plusieurs actions et la nature de celles-ci varie en fonction de la règle définie.

La plupart du temps, il s’agit de l’envoi d’un mail, mais le système peut également envoyer une notification Slack ou même un SMS.

Voici quelques exemples :

Validation des timesheets mensuelles ou hebdomadaires  : cette action permet d’envoyer des rappels lorsque la timesheet d’un utilisateur n’est pas valide.  Voir : validation des timesheet.
Envoi d’un mail : l’envoi d’un mail est utilisable pour envoyer des alertes relatives aux projets, quand un pourcentage de budget est consommé ou qu’une échéance approche.
Envoi de la facture par email : l’envoi de la facture par mail est naturellement utilisé lors de rappels définis sur les factures récurrentes ou les factures déjà créées.
Notification Slack : permet d’envoyer une notification Slack sur un channel défini. Voir : Slack et vos projets
Envoi d’un SMS  : l’envoi d’un sms n’est utilisé que dans le cas de notifications vers des contacts.

Vous l’aurez compris, ces notifications et rappels, une fois bien configurés peuvent être de redoutables outils internes (pour l’analyse ou les rappels concernant les prestations) et externes (pour les rappels vers clients).

N’hésitez donc pas à en user et en abuser.