La gestion des tâches dans Hiflow

Il existe des dizaines de logiciels de Todo List. J’en ai utilisé certains, principalement Things et Wunderlist. Ce sont des logiciels extraordinaires mais d’un point de vue professionnel, il m’a toujours manqué un lien avec une timesheet et donc avec ma facturation.

Une autre fonctionnalité importante est de pouvoir facilement créer des tâches à partir d’e-mails. En effet, au niveau professionnel, beaucoup de mails reçus requièrent une action et peuvent donc être convertis en tâches. Il faut un système facile pour le faire.

Le module de tâches dans Timetrack existe depuis un moment déjà mais avec Hiflow, il a gagné en maturité. De plus, Hiflow dispose d’une fonctionnalité permettant d’aller relever le courrier d’une boîte e-mail et de transformer chaque mail lu en tâche. Il y a donc tout pour faire d’Hiflow un bon outil de Todo List professionnel. Voici, de manière résumée, la façon dont j’utilise le module de tâches dans Hiflow.

Convertir un e-mail en tâche

Pour pouvoir convertir un mail en tâche, il faut configurer Hiflow pour lui permettre d’aller relever le courrier d’une boite mail dédiée. Par exemple : task@votresociete.com. Protégez bien cette adresse afin de la tenir éloignée de tout spam éventuel.
La configuration s’effectue via l’onglet IMAP des paramètres de configuration.

Une fois paramétré, chaque e-mail envoyé sur cette adresse sera transformé en tâche. De plus, si le destinateur de l’e-mail correspond à l’email d’un utilisateur existant, la tâche lui sera automatiquement assignée.

Créer une tâche dans Hiflow

Une fois dans l’application, l’ajout de tâche peut se faire à partir du module tâche ou à partir de la timesheet.

Créer une tâche est très simple. Mettre une tâche d’échéance vous permettra d’avoir une vue plus précise de votre planning. De même, renseigner le Tracker permettra de prester directement sur la tâche dans le module Timesheet.

Tip : Il est possible d’assigner une tâche à plusieurs utilisateurs.

Filtrer les tâches

Comme dans la plupart des écrans, le module tâche dispose d’un filtre puissant. Mais ce qui est vraiment intéressant ce sont les raccourcis permettant de filtrer par période. Grâce à cela, je peux obtenir facilement mon planning quotidien, celui du lendemain ou encore la liste des tâches en retard.

Autre utilisation : système de ticketing

Vous pouvez utiliser le même système pour faire de Hiflow votre gestionnaire de tickets, directement lié à votre timesheet. Le principe est le même avec la nuance que si le destinateur de l’email correspond à un client enregistré:

• La tâche est automatiquement liée à ce client (et vous pouvez donc directement prester dessus)
• L’email est déplacé dans un sous-dossier portant le nom du client
• Une réponse lui est envoyée automatiquement

Vous pouvez de plus répondre aux tickets ainsi reçus directement depuis Hiflow. Tous les mails échangés autour d’un même ticket se retrouvent liés à la tâche et sont consultables depuis celle-ci.

Conclusion

Hiflow dispose de tous les outils nécessaires pour gérer ses tâches de manière simple et efficace. Une application mobile viendra bientôt rendre ce processus encore plus simple et efficace.