Envoi des e-mails via Timetrack, Billder ou Hiflow

Nos applications permettent l’envoi par e-mail de vos factures, devis, rappels, tâches, etc… Ces e-mails peuvent être envoyés de deux manières : via le système interne ( qui utilise la plateforme AWS, dédiée à l’envoi de mail ) ou via votre propre serveur SMTP.

Si vous avez la possibilité au sein de votre infrastructure de passer par votre propre serveur SMTP, nous vous recommandons cette solution car elle vous permettra de mieux contrôler la délivrabilité des e-mails envoyés par Hiflow.

Envoyer à partir de Hiflow

Lorsque c’est Hiflow qui envoie les mails, ils le sont à partir de l’adresse app@Hiflow.net. Cela nous permet de contrôler la réputation de cette adresse et de limiter le risque de voir les e-mails envoyés tomber dans les spams. Votre adresse e-mail se trouvera dans le champ REPLY-TO. Lorsqu’un client souhaitera répondre à votre e-mail, l’adresse contenue dans le champs REPLY-TO sera normalement utilisée ce qui vous permettra de recevoir la réponse de votre client.

Si vous ne souhaitez pas utiliser ce procéder, alors vous devez utiliser votre propre serveur SMTP, ce qui est une excellente solution si vous souhaitez parfaitement contrôler l’envoi de vos e-mails.

Envoyer à partir d’un serveur SMTP

Si votre environnement informatique vous le permet, l’utilisation de votre propre serveur SMTP est recommandée. En effet, une telle configuration vous permet d’encore mieux contrôler la réputation de vos envois. La configuration est accessible via Paramètres puis l’onglet Envoi des emails. Adressez-vous à votre gestionnaire IT qui devrait être en mesure de configurer correctement ces paramètres.

Note : pour recevoir des mails lorsqu’une tâche vous est assignée ou lorsqu’une tâche que vous avez assignée est terminée, vous devez activer l’option « Envoi d’un e-mail quand une tâche est assignée » dans les paramètres.

Nous ne garantissons en aucun cas que les e-mails n’arriveront pas dans les spams du destinataire. 
Si la configuration choisie est votre serveur SMTP, le support liés aux envois devra être effectué par la personne en charge de la configuration.

Problème courant

Si vous utilisez le serveur SMTP de Gmail, vous devrez paramétrer votre compte Gmail pour « autoriser les applications peu sûres ».

Si vous utilisez un serveur SMTP Office 365, attention à ne pas activer de MFA sur le compte utilisé pour envoyer les e-mails.